Wat is een handleiding en hoe verschilt die van een gebruiksaanwijzing?

Is een gebruiksaanwijzing hetzelfde als een handleiding of is er een verschil?

Hoewel de termen veel met elkaar gemeen hebben, zijn ze niet altijd uitwisselbaar. In dit artikel leg ik uit wat handleidingen en gebruiksaanwijzingen zijn en wat het verschil is tussen deze documentatie.

Monteur leest handleiding van machine.

Betekenis handleiding en gebruiksaanwijzing

Voor ik inga op het verschil tussen de handleiding en de gebruiksaanwijzing, leg ik eerst kort uit wat beide termen betekenen.

Wat is een handleiding?

Het woord handleiding is een overkoepelende term voor diverse soorten beschrijvende, informatieve en instructieve teksten, geschreven voor een bepaald doel en een bepaalde doelgroep.

Wat is een gebruiksaanwijzing?

Een gebruiksaanwijzing is een instructieve tekst die eindgebruikers begeleidt bij het gebruik van een apparaat. De gebruiksaanwijzing maakt in die zin onderdeel uit van de handleiding, maar wordt bij uitbreiding ook vaak beschouwd als een zelfstandige verschijningsvorm van de handleiding.

voorbeeld van handleiding (Engels)


In de volksmond zijn handleiding en gebruiksaanwijzing synoniem aan elkaar en staan beide woorden voor een 'instructieboekje met aanwijzingen voor hoe men iets behoorlijk moet gebruiken' (definitie Van Dale Groot Woordenboek van de Nederlandse taal).

Het verschil tussen de handleiding en gebruiksaanwijzing

Het woord handleiding is een parapluterm voor informatieve en instructieve teksten en een gebruiksaanwijzing is daarvan een verschijningsvorm dan wel een onderdeel. Handleiding heeft dus een bredere betekenis dan gebruiksaanwijzing. Ter illustratie, een gebruiksaanwijzing is per definitie (onderdeel van) een handleiding, maar een handleiding is niet per se een gebruiksaanwijzing.

Wat is het doel van een handleiding?

Een goede handleiding maakt een ingewikkeld apparaat toegankelijk en begrijpelijk.* De informatie en instructies moeten daarom helder, ondubbelzinnig, correct en in de goede volgorde beschreven zijn.
*Dr. H.A.J.M. Lamers (1988), Handleiding voor technisch schrijven, Coutinho

Soorten handleidingen

Handleidingen worden meestal opgesteld op basis van het beoogde doel, dat ook vaak terugkomt in de titel van de handleiding. Enkele voorbeelden:
  • Montagehandleiding
    Beschrijving van hoe een product veilig en correct in elkaar gezet moet worden.
  • Installatiehandleiding
    Beschrijving van hoe een product veilig en correct moet worden bevestigd of aangesloten in de gebruiksomgeving of installatie.
  • Bedieningshandleiding
    Beschrijving van hoe een product veilig, correct en gebruiksvriendelijk bediend wordt. Een bedieningshandleiding bevat altijd instructies voor gebruik, beter bekend als gebruiksaanwijzingen.
  • Onderhoudshandleiding
    Beschrijving van hoe een product veilig en correct onderhouden wordt. De onderhoudshandleiding kan onder meer bestaan uit reinigingsinstructies, smeerinstructies, bewaarinstructies en instructies voor correctief onderhoud, perfectief onderhoud, preventief onderhoud en predictief onderhoud.
  • Reparatiehandleiding
    Beschrijving van hoe een product veilig en correct kan worden gerepareerd.
Bij complexere apparaten, machines of installaties is soms de doelgroep leidend voor de indeling en naamgeving van de handleiding. Hierdoor ontstaat een duidelijk onderscheid tussen de verschillende doelgroepen. Deze handleidingen verschillen onderling op technisch vlak in structuur en detailniveau. Enkele voorbeelden:
  • Installateurshandleiding
    Deze documentatie voorziet installateurs van de nodige instructies en informatie om een product, systeem of toestel veilig en correct te installeren.
  • Monteurshandleiding
    Deze documentatie verstrekt technische informatie aan onderhouds- en reparatietechnici, zodat die apparaten, machines of systemen veilig en correct kunnen monteren, onderhouden en repareren, of fouten kunnen opsporen.
  • Gebruikershandleiding
    Deze documentatie gaat in op de dagelijkse gebruikspraktijk van het product en bevat naast een gebruiksaanwijzing meestal ook veiligheidsrichtlijnen en onderhoudsinstructies gericht op de gebruiker van het product.
  • Eigenaarshandleiding
    Handleiding toegespitst op de eigenaar van het product. Deze documentatie informeert de eigenaar van het product over zijn verantwoordelijkheid voor het veilig en juist monteren, installeren, en onderhouden van het product. De handleiding bezit daarom ook een zekere juridische component.

Snelstartgidsen

Een bijzondere verschijningsvorm van de handleiding is de zogeheten snelstartgids of verkorte instructie. Een snelstartgids is een gids die kernachtig beschrijft hoe gebruikers een product of dienst snel en efficiënt in gebruik kunnen nemen.

voorbeeld van snelstartgids (Engels)

Indeling van een handleiding

Omdat de handleiding zoveel verschillende verschijningssoorten kent, kan ik er geen algemeen geldende opbouw of indeling van geven. De norm NEN 5509 biedt echter wel handvatten bij het opstellen van gebruikershandleidingen. De norm geeft eisen voor de inhoud, structuur, formulering en presentatie van gebruikershandleidingen voor producten bestemd voor zowel professionele als niet-professionele gebruikers.*
*NEN 5509:2016 nl, Normcommissie Gebruikershandleidingen, NEN, Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut

Waar moet een goede handleiding uit bestaan? Handleidingen hebben doorgaans de volgende samenstelling, indeling en opbouw:
  • Omslag en titelblad
    Naam en type van het apparaat, naam van de fabrikant, versie en jaar van uitgave.
  • Voorwoord
    Uitleg over het gebruik van de documentatie.
  • Inhoudsopgave
    Overzicht van de afzonderlijke hoofdstuktitels met bijbehorende paginanummer. Indien van toepassing ook met een overzicht van de gebruikte afbeeldingen, tekeningen, schema’s en tabellen.
  • Veiligheidsinformatie
    Opmerkingen en waarschuwingen met betrekking tot de veiligheid van en risico's voor gebruiker, omstanders, apparaat en omgeving. De omgang bij opslag en vervoer. Richtlijnen voor machineveiligheid en een overzicht van veiligheidspictogrammen.
  • Certificeringen
    Overzicht van de eventuele certificeringen waaraan het product voldoet of kan voldoen en de bijbehorende voorwaarden.
  • Milieu-informatie
    Informatie over de materialen die zijn gebruikt bij de productie van het product en de verpakking. Gegevens over het energieverbruik van het product, zoals het energielabel en eventuele energiebesparende functies. Beschrijving van mogelijke milieueffecten, zoals de uitstoot van broeikasgassen, waterverbruik e.d. Wet- en regelgeving omtrent milieubescherming en het afvoeren van apparaten aan het einde van de levenscyclus.
  • Inleiding
    Omschrijving van het apparaat en de mogelijke toepassing(en) en beperkingen.
  • In bedrijf stellen
    Dit deel van de handleiding beschrijft de stappen die nodig zijn om het apparaat correct en veilig te laten functioneren. Hieronder vallen onder meer instructies voor de initiële installatie, aansluitingen, en instellingen die moeten worden gecontroleerd of aangepast voordat het apparaat in gebruik kan worden genomen.
  • Bedieningsmogelijkheden en beschrijving bedieningselementen
    Dit onderdeel van de handleiding biedt een overzicht van de verschillende manieren waarop het apparaat kan worden bediend en beschrijft de functies van knoppen en andere bedieningselementen.
  • Instructies en aanwijzingen
    Dit is de eigenlijke gebruiksaanwijzing van de handleiding. De gebruiksaanwijzing in de meest letterlijke zin van het woord: aanwijzingen voor gebruik.
  • Buiten bedrijf stellen
    Dit deel beschrijft de stappen om het apparaat veilig uit te schakelen of buiten gebruik te stellen. Dit kan bestaan uit instructies voor het uitschakelen, loskoppelen en eventuele beveiligingsmaatregelen die moeten worden getroffen om het apparaat veilig voor te bereiden voor onderhoud of servicewerkzaamheden.
  • Accessoires, gereedschappen, extra’s
    Dit deel geeft een overzicht van de optionele onderdelen, hulpmiddelen en extra’s die met het apparaat kunnen worden gebruikt. De sectie geeft informatie over meegeleverde accessoires en optionele uitbreidingen die de functionaliteit van het apparaat kunnen verbeteren, uitbreiden of vergemakkelijken.
  • Ondersteuning
    Dit omvat alle ondersteuningsactiviteiten als foutopsporing/probleemoplossing, technische ondersteuning, garantieservice, onderhoud en reparaties, productvervanging, training en klantfeedback.
  • Technische specificaties
    Dit deel van de handleiding geeft gedetailleerde informatie over de technische kenmerken van het apparaat. Het omvat specificaties zoals afmetingen, gewicht, vermogen, spanning, materialen en limieten.
  • Bijlagen
    Tekeningen en schema’s van het apparaat, verklarende woordenlijst, index.
  • Contactgegevens
    De adres- en contactgegevens om contact op te nemen met de fabrikant over het product.

Gebruiksaanwijzing conform machinerichtlijn

Voor veel productcategorieën stelt de EU wettelijke vertaaleisen aan onder meer gebruiksaanwijzingen. Voor risicovolle producten eist de EU minimaal een vertaling van de gebruiksaanwijzing in de taal of talen van de EU-lidstaat waarin het product wordt aangeboden.

Compliance met EU-richtlijnen

BlacKKite volgt de richtlijn van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie voor het vertalen van handleidingen. Met een vakkundig vertaalde Engelse handleiding voorkomt u schadeclaims en vermindert u de druk op uw helpdesk!

Handleiding vertalen of laten maken?

Hebt u een Engelse handleiding die vertaald moet worden naar het Nederlands? Schakel dan BlacKKite in! Bekijk hier hoe ik veelvoorkomende problemen oplos bij het vertalen van handleidingen.

U kunt BlacKKite ook inschakelen voor het schrijven van uw handleiding.

vraag offerte aan


Auteursprofiel

Vertaler Engels-Nederlands Erwin van Wouw

Erwin van Wouw (1973) woont in Utrecht en werkt al ruim 17 jaar als gediplomeerd en gecertificeerd technisch vertaler Engels-Nederlands. Hij helpt organisaties bij het vertalen van Engelstalige handleidingen naar correct en goedlopend Nederlands.